Program proposal sebaiknya diajukan pada saat Sebelum kegiatan

 

Program proposal sebaiknya diajukan pada saat ...

 

A. Selesai kegiatan

B. Saat kegiatan berlangsung

C. Selama kegiatan berlangsung

D. Setelah kegiatan berlangsung

E. Sebelum kegiatan berlangsung

 

Jawaban: E. Sebelum kegiatan berlangsung

 

Manajemen kegiatan, baik dalam ranah pendidikan, organisasi sosial, korporasi, hingga pemerintahan, penyusunan dan pengajuan proposal program menjadi penting karena menentukan arah dan keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan. 

Namun pertanyaan mendasarnya adalah, kapan waktu yang paling tepat untuk mengajukan sebuah program proposal ? Pertanyaan tersebut bukan hanya menyangkut persoalan administratif semata, melainkan erat kaitannya dengan efisiensi, tanggungjawab, dan kelayakan program.

 

Pilihan jawaban yang tersedia, mulai dari selesai kegiatan hingga sebelum kegiatan berlangsung, mencerminkan berbagai kemungkinan pendekatan. Akan tetapi, jika dicermati dari sudut pandang profesional dan manajerial, pilihan yang paling logis, strategis, dan dapat dipertanggungjawabkan secara prosedural adalah E. Sebelum kegiatan berlangsung.

 

 

Pengertian Sebuah Proposal

Secara konsep, proposal adalah dokumen perencanaan. Di dalamnya, tercantum tujuan kegiatan, latar belakang, bentuk dan rincian kegiatan, jadwal pelaksanaan, sumber daya yang dibutuhkan, anggaran, hingga rencana evaluasi. 

Dalam lingkup akademik, seperti disebut oleh Soeprapto dalam buku Teknik Penyusunan Proposal dan Laporan Penelitian, proposal adalah bentuk permintaan izin dan pengajuan rencana kegiatan kepada pihak yang memiliki otoritas atau sumber daya pendukung.

 

Dengan demikian, jelas bahwa proposal bukan dokumentasi setelah kegiatan berlangsung, melainkan sarana perencanaan, koordinasi, dan permohonan dukungan. Maka, mustahil secara logis untuk mengajukan proposal setelah kegiatan selesai atau saat kegiatan telah berjalan. 

Dalam konteks kebijakan pemerintah, seperti tertuang dalam Permendagri No. 90 Tahun 2019, setiap kegiatan harus melalui perencanaan matang sebelum pelaksanaan agar dapat masuk dalam dokumen perencanaan tahunan dan penganggaran.

 

 

Membandingkan Opsi Jawaban Lain

Berikut perbandingan pilihan jawaban lainnya:

 

A. Selesai kegiatan

Mengajukan proposal setelah kegiatan usai merupakan kekeliruan secara fungsi. Pada tahap ini, proposal tidak diperlukan sebagai perencanaan dan beralih menjadi laporan pertanggungjawaban. Sering kali kesalahan persepsi terjadi di tingkat pelajar atau komunitas kecil yang belum terbiasa dengan manajemen kegiatan yang tertata.

 

B dan C. Saat / Selama kegiatan berlangsung

Menyusun proposal saat kegiatan sedang berjalan adalah praktik yang tidak efisien dan rentan terhadap ketidakteraturan. Tanpa proposal sejak awal, kegiatan tidak memiliki program operasional yang jelas. Hal ini dapat berdampak pada penggunaan anggaran yang tidak transparan dan ketidaksesuaian pelaksanaan terhadap tujuan awal. 

Menurut panduan manajemen proyek dari Project Management Institute (PMI), tahap awal adalah momen untuk menentukan ruang lingkup proyek. Tanpa proposal yang diajukan sebelum kegiatan berlangsung, kegiatan tidak bisa sesuai.

 

D. Setelah kegiatan berlangsung

Ini pun keliru, karena jika proposal baru diajukan setelah kegiatan berlangsung, maka fungsi koordinatif dan persetujuan formal dari lembaga terkait tidak lagi sesuai. Yang mungkin terjadi hanya pengajuan laporan atau klaim, bukan proposal.

 

 

Mengapa Sebelum Kegiatan ?

Jawaban E adalah pilihan yang tepat karena memenuhi syarat teknis, prosedural, dan logis. Proposal yang diajukan sebelum kegiatan memberikan waktu cukup untuk:

 

• Evaluasi dan revisi dari pihak pemberi persetujuan (sponsor, lembaga, manajemen).
• Pencarian sumber daya, baik berupa dana, alat, maupun panitia.
• Koordinasi antar pihak terkait secara sistematis.
• Pencegahan risiko dan antisipasi masalah, yang dapat dianalisis lebih awal melalui kajian yang ada dalam proposal.
• Kepatuhan terhadap regulasi, karena hampir semua lembaga pendanaan, termasuk CSR perusahaan dan hibah pemerintah, mewajibkan proposal masuk sebelum tanggal pelaksanaan.

 

Sebagai contoh, dalam praktik pengajuan hibah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), proposal kegiatan mahasiswa atau penelitian dosen harus diajukan minimal satu bulan sebelum kegiatan dimulai, agar dapat melewati tahapan seleksi administratif, verifikasi substansi, dan pencairan dana.

 

 

Pengajuan proposal sebelum kegiatan berlangsung bukan hanya sekadar keharusan administratif, tetapi bentuk dari tanggung jawab profesional. Maka, tanpa diajukan sebelum kegiatan dimulai, sebuah proposal tidak hanya kehilangan fungsi praktis, tetapi juga tidak sesuai prinsip transparansi dan tanggungjawab.

 

Dengan demikian, jawaban yang benar dan tepat secara fungsional, logis, dan prosedural adalah: E. Sebelum kegiatan berlangsung.