Kerja yang bersistem untuk memudahkan pelaksanaan

Bekerja secara efisien dan efektif adalah keinginan semua orang. Namun, terkadang kita dihadapkan pada situasi di mana pekerjaan terasa rumit dan memakan waktu lama.  Untuk mengatasi hal tersebut, penting untuk menerapkan cara kerja yang bersistem.

 

Apa itu Cara Kerja yang Bersistem?

Cara kerja yang bersistem adalah pendekatan untuk menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.  Cara kerja yang bersistem melibatkan perencanaan yang matang, pelaksanaan langkah demi langkah, dan pemantauan kemajuan secara berkala.

Dengan kata lain, cara kerja yang bersistem  berbeda dengan pendekatan yang asal mengerjakan tidak sesuai rencana.  Mari kita lihat ciri-ciri dari cara kerja yang bersistem:

 

• Terorganisir: Setiap langkah dalam proses diatur dan saling berkaitan.  Membantu menghindari kebingungan dan memastikan semua aspek pekerjaan tertangani dengan baik.
• Standar: Terdapat standar atau pedoman yang jelas untuk menyelesaikan tugas. Standar ini bisa berupa alur kerja, daftar periksa, atau Standar Operasional Prosedur (SOP).
• Terukur: Kemajuan pekerjaan dapat diukur dan dipantau. Memungkinkan juga untuk mengetahui kemungkinan masalah dan melakukan perbaikan seperlunya.
• Fleksibel: Meskipun terstruktur, sistem yang baik harus tetap fleksibel dan dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan. Hal ini penting untuk menghadapi situasi tak terduga atau perubahan rencana.

Manfaat Menerapkan Cara Kerja yang Bersistem:

Dengan menerapkan sistem kerja untuk memudahkan pelaksanaan, maka dapat:

 

• Meningkatkan Efisiensi: Setiap langkah dalam sistem dirancang untuk mengurangi waktu dan sumber daya yang terbuang.
• Meningkatkan Akurasi: Sistem yang jelas membantu mengurangi kesalahan dan memastikan semua aspek pekerjaan tercakup dengan baik.
• Meningkatkan Konsistensi: Menerapkan sistem yang sama pada tugas serupa menghasilkan hasil yang konsisten dan dapat diprediksi.
• Membentuk Kerjasama: Sistem yang terdokumentasi dengan baik memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar tim.

 

Contoh Cara Kerja yang Bersistem

Sistem yang digunakan akan bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan.  Namun, beberapa contoh umum cara kerja yang bersistem meliputi:

 

• Alur Kerja (Workflow): Alur kerja adalah serangkaian langkah yang harus diikuti untuk menyelesaikan tugas tertentu. Alur kerja dapat berupa diagram visual yang menunjukkan urutan langkah dan titik keputusan, atau daftar langkah-langkah tertulis yang lebih sederhana. Misalnya, alur kerja untuk memproses pesanan pelanggan mungkin melibatkan langkah-langkah seperti menerima pesanan, memeriksa ketersediaan stok, mengeluarkan barang dari gudang, mengemas barang, dan mengirimkan barang ke pelanggan.
• Daftar Periksa (Checklist): Daftar periksa adalah daftar tugas yang harus diselesaikan untuk memastikan semua aspek pekerjaan tercakup. Daftar periksa sangat berguna untuk tugas-tugas yang berulang dan memiliki banyak langkah yang harus diikuti. Misalnya, daftar periksa untuk membagikan kampanye pemasaran online, mungkin berisi item seperti menyiapkan materi pemasaran, menjadwalkan posting media sosial, dan memantau performa kampanye.
• Standar Operasional Prosedur (SOP): SOP adalah dokumen formal yang menjabarkan langkah-langkah terperinci untuk menyelesaikan tugas tertentu. SOP biasanya digunakan untuk tugas-tugas yang rumit atau berisiko tinggi, dan seringkali disertai dengan perintah kerja yang lebih detail. Misalnya, SOP untuk menangani keluhan pelanggan mungkin menjelaskan bagaimana cara mengumpulkan informasi dari pelanggan, mengevaluasi keluhan, dan menawarkan solusi.
• Manajemen Proyek: Manajemen proyek adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring proyek secara keseluruhan. Dalam manajemen proyek, terdapat berbagai metode yang dapat diterapkan, seperti Agile atau Waterfall. Agile cocok untuk proyek yang memiliki ruang lingkup yang terus berubah, sedangkan Waterfall lebih sesuai untuk proyek yang telah direncanakan sejak awal.

 

Selain itu, cara kerja yang bersistem juga dapat diterapkan pada hal-hal berikut:

• Penyelesaian masalah: Menerapkan pendekatan sistematis untuk memecahkan masalah dapat membantu melihat akar penyebab masalah dan menemukan solusi yang tepat.
• Pengambilan keputusan: Mengumpulkan dan menganalisis data secara sistematis dapat membantu dalam mengambil keputusan yang lebih tepat.
• Peningkatan diri: Menetapkan tujuan, membuat rencana tindakan, dan melacak kemajuan adalah contoh cara kerja yang bersistem untuk mencapai pengembangan diri.
• Dengan memahami berbagai contoh cara kerja yang bersistem, Anda dapat menerapkan pendekatan yang paling sesuai untuk kebutuhan Anda.

 

Mulai Menerapkan Cara Kerja yang Bersistem

Memulai cara kerja yang bersistem mungkin terasa rumit pada awalnya, tetapi dengan langkah-langkah berikut, Anda dapat melakukannya dengan mudah:

 

1. Sesuaikan Kebutuhan:

• Tentukan jenis pekerjaan: Langkah pertama adalah menentukan jenis pekerjaan atau proyek yang ingin Anda sistemkan. Apakah ini tugas rutin, proyek besar, atau proses yang rumit?
• Melihat situasi: Setelah menentukan jenis pekerjaan, lakukan analisis situasi untuk menentukan area yang dapat dioptimalkan. Cari tahu apa yang berulang, apa yang memakan waktu lama, dan apa yang sering terjadi kesalahan.

 

2. Tetapkan Tujuan:

• Tujuan yang jelas: Apa yang ingin Anda capai dengan menerapkan sistem? Apakah ingin meningkatkan efisiensi, akurasi, konsistensi, atau Kerjasama?
• Target yang terukur: Tetapkan target yang terukur untuk membantu Anda melacak kemajuan dan memastikan sistem Anda efektif.

 

3. Buat Rencana:

• Gambaran proses: Buat gambaran proses untuk menerapkan langkah-langkah yang terencana. Maka akan membantu Anda memahami alur kerja dan melihat tempat atau sistem yang dapat disederhanakan.
• Tentukan standar: Tetapkan standar atau pedoman untuk menyelesaikan tugas. Bisa berupa alur kerja, daftar periksa, atau SOP.
• Buat timeline: Buat timeline yang realistis untuk menyelesaikan tugas. Pastikan timeline ini memperhitungkan pekerja atau sistem yang tersedia dan resiko masalah.

 

4. Dokumentasikan Sistem:

• Buat dokumen: Dokumentasikan sistem Anda dengan jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
• Perbarui dokumen: Pastikan untuk memperbarui dokumen Anda secara berkala saat sistem Anda berkembang.

 

5. Evaluasi dan Adaptasi:

• Pantau kemajuan: Pantau kemajuan Anda secara berkala dan ukur efektivitas sistem pekerjaan Anda.
• Tentukan area yang perlu ditingkatkan: Cari tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak. Tentukan area yang perlu ditingkatkan dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
• Tetap fleksibel: Bersikaplah fleksibel dan siap untuk beradaptasi dengan situasi yang berubah.

 

Menerapkan cara kerja yang bersistem membutuhkan waktu dan usaha, tetapi manfaatnya akan terasa dalam jangka panjang.  Dengan bekerja secara sistematis, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, konsistensi, dan kolaborasi, sehingga Anda dapat mencapai tujuan dengan lebih mudah dan cepat.

Berikut beberapa tips tambahan untuk membantu Anda menerapkan cara kerja yang bersistem:

• Libatkan tim Anda: Libatkan tim Anda dalam proses pembuatan dan penerapan sistem kerja, Dengan begitu akan membantu anggota team untuk memahami sistem dan memastikan  berkomitmen untuk menggunakannya.
• Gunakan teknologi: Gunakan teknologi yang tersedia untuk membantu Anda menerapkan tugas dan melihat kemajuan. Ada banyak software dan aplikasi yang dapat membantu Anda menerapkan cara kerja yang bersistem.
• Bersabarlah: Jangan berharap perubahan terjadi dalam semalam. Menerapkan cara kerja yang bersistem adalah proses yang berkelanjutan dan membutuhkan waktu untuk melihat hasil yang diinginkan.

 

Dengan mengikuti langkah-langkah dan tips di atas, Anda dapat mulai menerapkan cara kerja yang bersistem dan meningkatkan pelaksanaan kinerja Anda.