Hal-hal yang diperlukan dalam perencanaan kebutuhan perekrutan

 

Perencanaan kebutuhan perekrutan merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa perusahaan memiliki karyawan yang tepat dengan keahlian yang sesuai untuk mencapai tujuannya. 

Tanpa perencanaan yang matang, perusahaan berisiko mengalami kekurangan staf, kelebihan staf, atau mempekerjakan orang yang tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Berikut adalah beberapa hal yang diperlukan dalam perencanaan kebutuhan perekrutan:

 

1. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Langkah pertama adalah menganalisis kebutuhan tenaga kerja perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:

• Tujuan perusahaan: Apa yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang?
• Struktur perusahaan: Bagaimana struktur perusahaan saat ini? Apakah ada departemen atau tim baru yang membutuhkan staf?
• Tingkat pensiun dan pergantian karyawan: Berapa banyak karyawan yang akan pensiun atau meninggalkan perusahaan dalam waktu dekat?
• Beban kerja: Apakah ada karyawan yang saat ini kelebihan beban kerja?
• Keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan: Keterampilan dan keahlian apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan?

 

Tujuan Melakukan Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Melakukan AKN memiliki beberapa tujuan penting, di antaranya:

• Memastikan ketersediaan staf yang tepat: AKN membantu perusahaan mengetahui jumlah, jenis, dan kualifikasi staf yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas: Dengan memiliki staf yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasinya.
• Mengurangi biaya: Kelebihan atau kekurangan staf dapat menyebabkan pemborosan sumber daya. AKN membantu perusahaan menghindari hal ini dengan memastikan bahwa mereka memiliki jumlah staf yang tepat pada waktu yang tepat.
• Meningkatkan moral dan produktivitas karyawan: Ketika karyawan merasa bahwa mereka memiliki pekerjaan yang tepat dan mereka dimanfaatkan dengan baik, mereka cenderung lebih puas dan produktif.
• Membuat keputusan perekrutan yang lebih baik: AKN memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk membuat keputusan perekrutan yang lebih baik.

 

2. Pengembangan Profil Jabatan

Profil jabatan merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai panduan dalam proses perekrutan. Ini  memberikan gambaran yang jelas tentang posisi yang perlu diisi,  mencakup tanggung jawab, kualifikasi yang dibutuhkan, dan kriteria penilaian kandidat.  Dengan profil jabatan yang terdefinisi dengan baik, perusahaan dapat menarik kandidat yang tepat dan  memilih orang yang paling sesuai untuk  posisi tersebut.

 

Komponen Penting Profil Jabatan

Profil jabatan yang lengkap biasanya mencakup beberapa komponen berikut:

• Judul Jabatan: Ini jelas dan ringkas, mencerminkan tugas dan tanggung jawab utama posisi tersebut.
• Deskripsi Jabatan: Penjelasan rinci tentang tugas dan tanggung jawab utama posisi tersebut.
• Contoh: Untuk posisi "Spesialis Pemasaran Digital", deskripsi jabatan mungkin termasuk kegiatan seperti pengembangan strategi pemasaran digital, pembuatan konten media sosial, dan pengelolaan kampanye iklan online.
• Kualifikasi: Kriteria yang harus dipenuhi kandidat untuk dipertimbangkan untuk posisi tersebut. Ini biasanya meliputi:
• Pendidikan: Gelar akademis minimum yang diperlukan.
• Pengalaman Kerja: Jumlah dan jenis pengalaman kerja yang relevan.
• Keterampilan: Keterampilan teknis dan soft skill yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
• Contoh: Keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi "Spesialis Pemasaran Digital" mungkin termasuk keahlian dalam SEO, SEM, media sosial, dan analitik web.
• Gaji dan Tunjangan: Kisaran gaji dan tunjangan yang ditawarkan untuk posisi tersebut.
• Kompetensi: Perilaku dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk berhasil dalam posisi tersebut. Ini mungkin termasuk kepemimpinan, komunikasi, pemecahan masalah, dan kerja tim.
• Kondisi Kerja: Penjelasan tentang lingkungan kerja, jam kerja, dan persyaratan perjalanan (jika ada).

 

3. Penentuan Strategi Perekrutan

Memilih strategi perekrutan yang tepat sangat penting untuk memastikan Anda menemukan kandidat terbaik untuk mengisi lowongan pekerjaan di perusahaan Anda. Dengan strategi yang tepat, Anda dapat menarik pelamar yang qualified, mempercepat proses perekrutan, dan meningkatkan peluang Anda untuk mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

 

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Strategi Perekrutan

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih strategi perekrutan, di antaranya:

• Jenis Posisi: Jenis posisi yang Anda coba isi akan menentukan strategi perekrutan yang paling efektif.
• Contohnya, untuk posisi eksekutif tingkat tinggi, Anda mungkin perlu menggunakan perekrut profesional, sedangkan untuk posisi entry-level, Anda mungkin dapat mengandalkan papan pekerjaan online.
• Ketersediaan Kandidat: Ketersediaan kandidat yang qualified untuk posisi tersebut juga akan memengaruhi strategi perekrutan Anda.
• Jika ada banyak kandidat yang qualified, Anda mungkin dapat menggunakan proses seleksi yang lebih ketat. Namun, jika ada sedikit kandidat yang qualified, Anda mungkin perlu memperluas jangkauan perekrutan Anda.
• Anggaran: Anggaran Anda juga akan memengaruhi strategi perekrutan Anda.
• Beberapa strategi perekrutan, seperti menggunakan perekrut profesional, bisa mahal.
• Sedangkan strategi lain, seperti memposting lowongan pekerjaan online, mungkin lebih hemat biaya.
• Budaya Organisasi: Budaya perusahaan Anda juga harus dipertimbangkan saat memilih strategi perekrutan.

Jika Anda memiliki budaya perusahaan yang santai, Anda mungkin ingin menggunakan pendekatan perekrutan yang lebih informal.

Namun, jika Anda memiliki budaya perusahaan yang lebih formal, Anda mungkin perlu menggunakan pendekatan perekrutan yang lebih tradisional.

 

4. Penyusunan Anggaran Perekrutan

Proses perekrutan membutuhkan biaya, seperti biaya iklan lowongan pekerjaan, biaya perjalanan untuk menghadiri job fair, dan biaya untuk menyewa agen perekrutan. Oleh karena itu, penting untuk menyusun anggaran perekrutan sebelum memulai proses perekrutan.

 

Langkah-langkah Penyusunan Anggaran Perekrutan

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk menyusun anggaran rekrutmen:

 

Hitung biaya perekrutan

Langkah pertama adalah menghitung biaya historis perekrutan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan meninjau data pengeluaran perekrutan dari tahun-tahun sebelumnya. Biaya historis dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk memperkirakan biaya perekrutan di masa depan.

 

Ketahui jenis biaya perekrutan

Ada beberapa jenis biaya perekrutan yang perlu dipertimbangkan, di antaranya:

• Biaya iklan lowongan pekerjaan: Biaya ini mencakup biaya untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak, online, dan media sosial.
• Biaya perjalanan dan akomodasi: Biaya ini mencakup biaya untuk perjalanan dan akomodasi terkait dengan wawancara kandidat.
• Biaya agen perekrutan: Biaya ini mencakup biaya untuk menggunakan agen perekrutan untuk membantu proses rekrutmen.
• Biaya penapisan dan pengujian: Biaya ini mencakup biaya untuk tes bakat, tes kepribadian, dan pemeriksaan latar belakang.
• Biaya orientasi dan pelatihan: Biaya ini mencakup biaya untuk orientasi dan pelatihan karyawan baru.

 

Perkirakan biaya perekrutan di masa depan

Setelah mengetahui jenis biaya perekrutan, langkah selanjutnya adalah memperkirakan biaya perekrutan di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Jumlah lowongan pekerjaan yang akan dibuka: Berapa banyak lowongan pekerjaan yang perlu diisi dalam tahun ini atau periode anggaran lainnya?
• Gaji dan tunjangan: Berapa gaji dan tunjangan yang ditawarkan untuk setiap posisi yang terbuka?
• Tingkat kesulitan perekrutan: Seberapa sulitkah untuk merekrut kandidat yang qualified untuk setiap posisi yang terbuka?
• Strategi perekrutan: Strategi perekrutan apa yang akan digunakan untuk mengisi setiap posisi yang terbuka?

 

Alokasikan dana untuk setiap jenis biaya

Setelah memperkirakan biaya perekrutan di masa depan, langkah selanjutnya adalah mengalokasikan dana untuk setiap jenis biaya. Hal ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan persentase dari total anggaran rekrutan yang ingin Anda alokasikan untuk setiap jenis biaya.

 

Pantau dan kelola anggaran

Penting untuk memantau dan mengelola anggaran rekrutan secara berkelanjutan. Hal ini dapat dilakukan dengan melacak pengeluaran rekrutan secara real time dan membuat penyesuaian pada anggaran sesuai kebutuhan.

 

Tips tambahan:

• Libatkan semua pemangku kepentingan dalam proses perencanaan perekrutan, termasuk manajer lini, departemen sumber daya manusia, dan perwakilan karyawan.
• Gunakan data dan analitik untuk menginformasikan keputusan perekrutan Anda.
• Tetap up-to-date dengan tren perekrutan terbaru.
• Buat proses perekrutan yang adil dan transparan.

Dengan mengikuti tips-tips ini, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk menemukan karyawan yang tepat untuk perusahaan Anda.